De post onder controle !
Ngin Postregistratie geeft organisaties controle over de post en maakt het mogelijk om eenvoudig documenten te registreren en te archiveren
Postregistratie
Inkomende post wordt ingescand en geregistreerd, waarbij er desgewenst acties worden toegekend voor de verdere verwerking binnen de organisatie. De gehele verwerking geschied verder digitaal.
Uitgaande post wordt middels templates met uniforme huisstijl samengesteld. Bij "beantwoorden" of "linken" van inkomende post en het gebruik van standaard teksten worden automatisch gegevens overgenomen, de status bijgewerkt en de briefwisseling vastgelegd.
Digitaal archief
Post en/of andere documenten al dan niet gekoppeld aan dossiers, vormen tezamen een digitaal archief waarin gemakkelijk kan worden gezocht. Iedere medewerker binnen een organisatie heeft altijd direct inzicht in de (openstaande) post. De gebruikersrol is hierbij bepalend.
|
Procesgericht, tijdig en veilig
Het complete proces vanaf binnenkomst tot en met afhandeling van een poststuk is transparant en verloopt digitaal. Zodra een poststuk is toegekend aan een gebruiker, wordt deze hiervan automatisch in kennis gesteld (d.m.v. een notificatie e-mail).
Door de rappelfunctie wordt een gebruiker tijdig op de hoogte gebracht om zonodig actie te ondernemen. Alle poststukken worden digitaal opgeslagen en zijn enkel in te zien door medewerkers die hiertoe gemachtigd zijn. Alle handelingen (datum/tijd/gebruiker/actie) van een poststuk zijn traceerbaar (auditfunctie).
|
