Post & document registreren
Met Ngin Postregistratie wordt alle post centraal geregistreerd en digitaal opgeslagen. De ontvangen post komt direct bij de juiste medewerker(s) of afdeling welke hiervan automatisch in kennis wordt gesteld door het systeem. Hierdoor krijgen medewerkers altijd direct inzicht in de (openstaande) post. Bij uitgaande post wordt er een uniforme opmaak gewaarborgd door integratie met de tekstverwerker.
Digitale dossiers aanleggen
Binnen Ngin Postregistratie kunnen gemakkelijk dossiers worden aangelegd. Poststukken, andere documenten, notities, enzovoort, kunnen met een klik op de knop aan één of meerdere dossiers worden gekoppeld.
Een dossier geeft in één oogopslag een volledig overzicht van de items die erin zijn ondergebracht.
Gedetailleerd terugzoeken
De duidelijke overzichten geven voor iedere gebruiker direct inzicht in de poststukken en dossiers die hij/zij moet behandelen. Met behulp van het filter kan de gebruiker het overzicht desgewenst aanpassen. Door de rappeldatum die aan elk poststuk kan worden toegekend kan een gebruiker duidelijk zien welke poststukken de hoogste prioriteit hebben.
Uitgebreid adressenbeheer
In Ngin Postregistratie kan uitstekend een adressenbestand worden onderhouden, maar het is ook mogelijk om adressen rechtstreeks uit een externe bron (bijv. de database van crm systeem) te gebruiken. Het interne adressensysteem van Ngin Postregistratie voorziet in een mogelijkheid om adressen te ‘screenen’ voordat deze definitief worden opgenomen in de database, zodat ‘vervuiling’ van het adressenbestand kan worden tegengegaan.
Inzichtelijke rapportages
De standaard meegeleverde rapportagemodule voorziet in een aantal instelbare rapportages die inzicht geven in het aantal geregistreerde poststukken op verschillende niveaus (bijv. status, afdeling, gebruiker), aangevuld met eventuele doorlooptijden.
|
|
Gebruiksvriendelijk
Ngin Postregistratie is erop gericht om zo gemakkelijk mogelijk post te kunnen registreren. De interface is simpel en de applicatie vergt minimale handelingen van de gebruiker, waarbij het aantal schermen beperkt is gehouden. Dit heeft een positief effect op opleiding, acceptatie en implementatie.
Op maat in te richten
Doordat er standaard extra vrije velden aanwezig zijn voor documenten en dossiers, kunnen er naast de standaard gegevens ook voor u specifieke waardes worden vastgelegd. Tevens biedt Ngin Automatisering de mogelijkheid om alle overzichten en formulieren specifiek voor u in te richten.
Flexibel rechtensysteem
De gebruikersrol staat centraal. Alle poststukken worden digitaal opgeslagen en zijn enkel in te zien door medewerkers die hiertoe gemachtigd zijn. Alle handelingen van een poststuk zijn traceerbaar (audit functie). Met het rechtensysteem kan, op basis van rollen, exact worden aangegeven wat wel en wat niet mag binnen de applicatie.
Volledig webgebaseerd
Ngin Postregistratie is volledig webgebaseerd, dit betekend dat de applicatie centraal wordt geïnstalleerd en voor de gebruikers middels de webbrowser, als zijnde een website, benaderbaar is. Dit betekend ook dat de applicatie centraal beheerd kan worden en dat zowel de initiële installatie als toekomstige update snel en gemakkelijk toegepast kunnen worden.
Kortom
De gebruiksvriendelijkheid en de hoge mate van aanpasbaarheid, maken Ngin Postregistratie tot een applicatie die snel en gemakkelijk te implementeren is en toch toegespitst is op uw specifieke situatie.
|
De post onder controle!